Jul
30
2010

Jawaban UAT SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)

1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Pengembangan software :

Fritz Bauer memberikan definisi Pengembangan Software atau disebut juga Rekayasa Perangkat Lunak merupakan pengembangan dan penggunaan prinsip pengembangan suara untuk memperoleh perangkat lunak secara ekonomis yang reliable dan bekerja secara efisien pada mesin nyata.

Sedangkan IEEE telah mengembangkan definisi yang lebih komperhensif yaitu bahwa rekayasa perangkat lunak :

  • Aplikasi dari sebuah pendekatan kuantitatif, disiplin, dan sistematis kepada pengembangan, operasi, dan pemeliharaan perangkat lunak yaitu : aplikasi dari Rekayasa Perangkat Lunak.
  • Studi tentang pendekatan – pendekatan seperti pada nomor 1.

Proses, Metode, dan Alat Bantu

Rekayasa perangkat lunak merupakan sebuah teknologi yang dibentangkan. Banyak pendekatan keteknikan yang harus berada pada sebuah komitmen dasar menuju kualitas. Batu landasan yang menopang rekayasa perangkat lunak merupakan fokus pada kualitas. Fondasi untuk rekayasa perangkat lunak merupakan bentangan proses. Proses – proses rekayasa perangkat lunak adalah perekat yang menjaga bentangan – bentangan teknologi secara bersama – sama dan memungkinkan perkembangan perangkat lunak komputer yang tepat waktu dan rasional. Metode – metode rekayasa perangkat lunak memberikan teknik untuk membangun perangkat lunak. Metode – metode itu menyangkut seragkaian tugas yang luas yang menyangkut analisis kebutuhan, konstruksi program, desain, pengujian, dan pemeliharaan. Rekayasa perangkat lunak mengandalkan pada serangkaian prinsip dasar yang mengatur setiap area teknologi dan menyangkut aktivitas permodelan serta teknik – teknik deskriptif yang lain.

Alat bantu dari rekayasa perangkat lunak memberikan topangan yang otomatis maupun semi-otomatis pada proses – proses dan metode – metode yang ada. Ketika tool – tool diintegrasikan sehingga informasi yang diciptakan oleh satu tool bias digunakan oleh yang lain, system untuk menopang perkembangan perangkat lunak yang disebut computer-aided software engineering (CASE) terbangun. CASE menggabungkan perangkat lunak, perangkat keras, dan database rekayasa perangkat lunak untuk menciptakan lingkungan rekayasa perangkat lunak yang analog dangan CAD/CAE (Computer Aided Design/Engineering) untuk perangkat keras.

Pandangan Umum Tentang Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa merupakan analisis, desain, konstruksi, verifikasi, dan manajemen kesatuan teknik (atau sosial). Tanpa memperdulikan kesatuan yang dikembangkan, pertanyaan – pertanyaan berikut harus dimunculkan dan dijawab :

  • Masalah apakah yang akan dipecahkan?
  • Karakteristik kesatuan apakah yang dipakai untuk menyelesaikan masalah tersebut?
  • Bagaimanakah kesatuan (pemecahan tersebut) diadakan?
  • Bagaimanakah kesatuan tersebut dibangun?
  • Pendekatan apakah yang akan dipakai untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang dibuat didalam desain dan konstruksi dari kesatuan tersebut?
  • Bagaimananakah kesatuan tersebut ditopang selama proses adaptasi yang lama, pada saat koreksi, serta ketika perbaikan dibutuhkan oleh para pemakai kesatuan tersebut.

Usaha yang berhubungan dengan rekayasa perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam tiga fase umum dengan tanpa memperdulikan area aplikasi, ukuran proyek, atau kompleksitasnya. Masing – masing fase akan memberi tekanan pada pertanyaan – pertanyaan yang telah ditulis diatas. Fase-fase tersebut antara lain:

  • Fase definisi (Definition Phase) berfokus pada “apa”; dimana pada definisi ini pengembang perangkat lunak harus mengidentifikasi informasi apa yang akan diproses, fungsi dan unjuk kerja apa yang dibutuhkan, tingkah laku system seperti apa yang diharapkan, interface apa yang akan dibangun, batasan desain apa yang ada, dan kriteria validasi apa yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sistem yang sukses.
  • Fase pengembangan (Development Phase) berfokus pada how (bagaimana) yaitu dimana selama masa pengembangan perangkat lunak, teknisi harus mendefinisikan bagaimana dat dikonstruksikan, bagaimana fungsi – fungsi diimplementasikan, bagaimana interface ditandai, bagaimana rancangan akan diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman, serta bagaimana pengujian akan dilakukan.
  • Fase pemeliharaan (Maintenance Phase) berfokus pada perubahan, yang dihubungkan dengan koreksi kesalahan, penyesuaian yang dibutuhkan ketika lingkungan perangkat lunak berkembang, serta perubahan sehubungan dengan perkembangan yang disebabkan oleh perubahan kebutuhan pelanggan. Fase pemeliharaan mengaplikasikan lagi langkah – langkah pada fase definisi dan fase pengembangan, tetapi semuanya tetap tergantung pada konteks perangkat lunak yang ada. Ada empat tipe perubahan yang terjadi selama masa fase pengembangan, yaitu:
    • Koreksi
    • Adaptasi
    • Perkembangan
    • Pencegahan
  • Fase dan langkah – langkah yang berhubungan, seperti yang digambarkan pada pandangan umum kita tentang rekayasa perangkat lunak, harus diimbangi dengan sejumlah aktivitas pelindung (umbrella activities). Kegiatan – kegiatan khusus didalam kategori ini menyangkut :
    • Kontrol dan pelacakan proyek perangkat lunak
    • Review teknis formal
    • Jaminan kualitas perangkat lunak
    • Manajemen konfigurasi perangkat lunak
    • Penghasilan dan penyiapan dokumen
    • Manajemen reusabilitas
    • Pengukuran
    • Manajemen resiko

Proses Perangkat Lunak

Sebuah kerangka kerja proses umum dibangun dengan mendefinisikan sejumlah kecil aktivitas kerangka kerja yang bisa diaplikasikan ke semua proyek perangkat lunak, tanpa melihat ukuran atau kompleksitasnya. Sejumlah task set- tiap koleksi rekayasa perangkat lunak yang mengerjakan tugas – tugas, tonggak proyek, hasil usaha perangkat lunak dan bisa dipesan, serta titik jaminan kualitas- memungkinkan aktivitas kerangka kerja disesuaikan dengan karakteristik proyek perangkat lunak dan kebutuhan tim proyek. Akhirnya, aktivitas pelindung- seperti jaminan kualitas perangkat lunak, manajemen konfigurasi perangkat lunak- lampiran model proses. Aktivitas pelindung tidak tergantung pada satupun aktivitas kerangka kerja dan terjadi pada seluruh proses.



Gambar 1. Proses Software

Rekayasa perangkat lunak Institute (SEI) telah mengembangkan model komprehensif yang didasarkan atas sekumpulan kapabilitas rekayasa perangkat lunak yang harus ada sebagai organisasi yang mencapai tingkat kematangan proses yang berbeda. Untuk menentukan keadaan suatu organisasi dalam hal kematangan prosesnya, SEI menggunakan perkiraan kuesioner serta skema gradasi lima poin. Skema gradasi tersebut menentukan pemenuhan dengan sebuah model kematangan kapabilitas yang mendefiniskan aktivitas kunci yang dibutuhkan pada tingkat kematangan proses yang berbeda. Pendekatan SEI memberikan sebuah pengukuran terhadap efektivitas global dari sebuah praktek perekayasaan perangkat lunak perusaahaan dan membangun lima tingkat kematangan proses, yang didefinisikan dengan cara berikut :

  • Level 1 Initial – Proses perangkat lunak yang ditandai sebagai ad hoc, dan bahkan kadang-kadang bersifat kacau.
  • Level 2 Repeatable – Proses – proses manajemen proyek dasar dibangun untuk menulusuri masalah biaya, jadwal, dan fungsionalitas. Disiplin proses yang perlu ada untuk mengulangi sukses – sukses proyek yang terdahulu dengan penerapan yang sama.
  • Level 3 Defined – Proses perangkat lunak, baik untuk aktivitas manajemen atau perekayasaan didokumentasikan, distandarkan, dan diintregasikan ke dalam proses perangkat lunak organisasi besar. Semua proyek menggunakan versi proses organisasi yang didokumentasikan dan disahkan untuk pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak. Tingkat ini menyangkut semua ciri yang didefinisikan pada tingkat 3.
  • Level 4 Managed – Pengukuran detail terhadap proses perangkat lunak dan kualitas produksi dikumpulkan. Produk dan proses perangkat lunak dipahami secara kuantitatif dan dikontrol dengan menggunakan pengukuran secara detail. Tingkat ini termasuk semua karakteristik yang didefinisikan pada tingkat 3.
  • Level 5 Optimizing – Pertambahan proses yang terus – menerus dimungkinkan oleh umpan balik kuantitatif dari prose dan dari gagasan inovatif pengujian serta teknologi. Tingkat ini termasuk semua ciri yang didefinisikan pada tingkat 4.

Lima tingkat yang didefinisikan oleh SEI ini disimpulkan dari sebuah konsekuensi respon evaluasi ke assessment questionnaire yang didasarkan pada CMM. Hasil dari kuesioner tersebut didestilasi menjadi sebuah tingkatan numeric tunggal yang memberikan identifikasi terhadap kematangan proses organisasi.

SEI telah menggabungkan area proses kunci dengan masing – masing tingkat kematangan. KPA menggambarkan fungsi – fungsi rekayasa perangkat lunak yang harus ada untuk memenuhi praktek yang baik pada suatu tingkat tertentu. Setiap KPA digambarkan dengan mengidentifikasikan ciri – ciri sebagai berikut :

  • Tujuan – objektif keseluruhan yang harus dicapai oleh KPA.
  • Komitmen – kebutuhan yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan, dan yang membuktikan dari maksud mencapai tujuan.
  • Kemampuan – hal – hal tersebut harus ada yang akan memungkinkan organisasi untuk memenuhi komitmennya.
  • Aktivitas – tugas – tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai fungsi – fungsi dari KPA.
  • Metode untuk memonitor informasi – sikap dimana kegiatan dimonitor pada saat dipakai.
  • Metode – metode untuk memverifikasi informasi – sikap dimana praktek yang sesuai untuk KPA diverifikasi.

Model – Model Proses Perangkat Lunak

Untuk menyelesaikan masalah didalam suatu industri, rekayasa perangkat lunak atau tim perekayasa harus menggabungkan strategi pengembangan yang melingkupi lapisan proses, metode, dan alat – alat bantu serta fase – fase generik yang telah dijelaskan sebelumnya. Strategi ini sering diacukan sebagai model proses atau paradigma rekayasa perangkat lunak. Model proses untuk rekayasa perangkat lunak dipilih berdasarkan sifat aplikasi dan proyeknya, metode dan alat – alat bantu yang akan dipakai, dan kontrol serta penyampaian yang dibutuhkan.

Racoon (RAC95) mengusulkan sebuah model “chaos” yang menggambarkan “perkembangan perangkat lunak sebagai sebuah kesatuan dari pemakai ke pengembang dan ke teknologi”. Pada saat kerja bergerak maju menuju sebuah system yang lengkap, keadaan yang digambarkan di atas secara rekursif diaplikasikan kepada kebutuhan pemakai dan spesifikasi teknis perangkat lunak pengembang.

Pengembangan System Informasi

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan  kesempatan (opportunities) yang timbul. Untuk menghasilkan sistem informasi tersebut terdiri dari:

  • System Analysis: upaya mendapatkan gambaran bagaimana sistem bekerja dan masalah-masalah apa saja yang ada pada sistem
  • System Development: langkah-langkah mengembangkan sistem informasi yang baru berdasarkan gambaran cara kerja sistem dan permasalahan yang ada

Gambar 2. Konteks Pengembangan Sistem

Metode Pengembangan Sistem

Banyak metode pengembangan sistem yang tersedia. Metode yang paling dikenal disebut juga sebagai System Development Life Cycle (SDLC) atau sering juga disebut sebagai Water Fall Method.Metode-metode lain yang dikenal antara lain: Prototyping, Application Software, End-User Development, Outsourcing, dan lain-lain.

Metode SDLC  atau Water Fall Method

SDLC merupakan metode pengembangan sistem paling tua. Sangat cocok untuk pengembangan sistem yang besar. Tidak sesuai atau tidak terlalu disarankan untuk small scale project karena: resource intensive, tidak fleksibel, sulit untuk aplikasi dengan perubahan cara pengambilan keputusan yang cepat.

Gambar 3. Diagram Typical System Development Life Cycle (SDLC).

Metode Prototyping

Pendekatan interaktif dalam pengembangan sistem dengan membuat prototype operasional sistem, menggunakan data aktual, edit input, melakukan komputasi dan semua manipulasi sehingga dihasilkan output yang nyata. Contoh prototype adalah pembuatan mock-up, mencobanya, kemudian memperbaiki, dan seterusnya.

Keuntungan:

  • Komunikasi user dan pengembang intensif
  • User terlibat aktif dalam menentukan requirement
  • Waktu pengembangan relatif singkat
  • Implementasi mudah karena pemakai mengetahui dari awal apa yang akan diperolehnya

Kelemahan:

  • Kemungkinan terjadi shortcut dalam pendefinisian masalah
  • Pemakai bisa terlalu berlebih menentukan requirement sehingga sulit dipenuhi
  • Kemungkinan tidak dihasilkan rancangan yang baik

Gambar 4. Prototyping Process

Metode Application Software

Alternatif lain dari pengembangan system informasi adalah dengan membeli software aplikasi yaitu paket software yang sudah jadi. Misalkan membeli SAP, MSProject, dll. Biasanya digunakan untuk aplikasi yang bersifat umum, misalkan payroll, akunting, dll. Namun pada saat ini software yang berbasis enterprise secara keseluruhan banyak tersedia (enterprise software) adalah semacam Oracle, Baan, SAP, dll. Metode ini sangat sesuai jika perusahaan yang mengembangkan sistem kekurangan tenaga IT.

Metode End-user Development

  • Pengembangan system dilakukan langsung oleh end-user. Hal ini menjadi semakin layak dengan tersedianya bahasa pemrograman yang mudah seperti MS Access, Delphi, dll. Dengan adanya keterlibatan langsung dari end-user akan sangat menguntungkan, karena memahami benar bagaimana sistem bekerja. Artinya tahap analisis sistem dapat dilakukan lebih cepat. Kelemahan dari metode ini adalah pada pengendalian mutu dan kecenderungan tumbuhnya “private” sistem informasi. Integrasi dengan sistem yang lain menjadi sulit.

Metode Outsourcing

  • Dilakukan kontrak dengan pihak luar untuk menangani baik pengembangan maupun operasi & maintenance sistem. Menguntungkan dari sisi kecepatan memperoleh hasil dan biaya. Namun ada resiko yaitu tidak dapat mengendalikan sistem secara langsung dan masalah keamanan data.

Prinsip Dasar Pengembangan Sistem

  • Prinsip 1: Pemilik dan Pengguna Sistem Harus terlibat dalam pengembangan.
  • Prinsip 2: Gunakan Pendekatan Pemecahan Masalah
  • Prinsip 3: Tentukan tahapan pengembangan
  • Prinsip 4: Tetapkan standard untuk pengembangan dan dokumentasi yang konsisten
  • Prinsip 5: Justifikasi sistem sebagai investasi
  • Prinsip 6: Jangan takut membatalkan atau merubah lingkup pekerjaan.
  • Prinsip 7: Bagi dan tundukkan
  • Prinsip 8: Rancang sistem untuk pertumbuhan dan perubahan


2. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Fenomena terjadi karena :

  • Tidak adanya proses adaptasi dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru yang digunakan oleh organisasi tersebut sehingga menimbulkan shock terhadap user yang menggunakan sistem informasi yang baru tersebut.
  • Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  • Sistem informasi  baru yang digunakan oleh organisasi sangat berbeda dengan sistem informasi lama baik dari operating sistem, software, hardware, jaringan on-line (on-line system), tampilan menu sistem informasi yang baru dan lain-lain sehingga banyak timbul masalah dalam pelaksanaan pengkonversian sistem informasi.
  • Ketidaksiapan dari analis IT organisasi dalam merancang sistem informasi yang diinginkan oleh pihak managemen sehingga sistem informasi baru yang dirancang tidak sesuai atau tidak mengakomodasi seluruh kebutuhan sistem informasi  yang diharapkan oleh organisasi.
  • Adanya perbedaan data-data yang dihasilkan (output) setelah proses pengkonversian atau hilangnya data-data yang dikonversikan dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.
  • Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  • Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai)..
  • Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  • Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

ú  Hardware, software and services acquisition

ú  Software development  or modification

ú  End user training

ú  System documentation

ú  Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Sebelum sampai pada tahap implementasi, seharusnya perusahaan atau organisasi melakukan langkah-langkah sebagai berikut (O’Brien, 1999):

  • Acquisition: mengevaluasi dan membeli sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan. Proposal dari vendor dipilih dan dijaki dengan seksama
  • Software development
  • Training: untuk semua level, mulai dari manajemen sampai operator pelaksana
  • Testing: untuk melakukan perbaikan yang diperlukan
  • Documentation: dicatat dan dikomunikasikan secara menyeluruh dan rinci
  • Conversion: peralihan dari sistem yang sekarang ke sistem yang baru

Hal-hal yang harus diperhatikan dala melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :

ú  Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.

ú  User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik

ú  Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process;, agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.

ú  Conversion methode harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan. Sebagai contoh hindari proses palallel-run  yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase – in  methode’  atau tanpa melalui proses paralallel atau ‘plunge methode’  , dengan catatan system test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.

Didalam suatu sistem (khususnya sistem informasi) hal-hal yang perlu diperhatikan  untuk melaksanakan konversi sistem adalah sebagai berikut :

  • Infrastruktur  SI : Berupa satu set sistem hardware dan software.
  • Data : Merupakan kumpulan data-data yang ada baik berupa data histori (backup data) maupun data yang sedang digunakan. Biasanya data-data diorganisasikan menjadi data yang bersifat master , data yang bersifat transaksional dan data-data pendukung (seperti table-table nama bulan, nama perusahaan, dll).
  • People : Orang-orang yang terlibat didalam sistem tersebut, seperti pengguna, operator, sistem administrator, dll.
  • Prosedur : Merupakan tata cara kerja untuk mengatur orang-orang yang terlibat di sistem dalam menggunakan seluruh sumber daya sistem, sehingga dapat dicapai tujuan yang dikehendaki.
  • Features : Merupakan fasilitas-fasiltas yang diberikan oleh sistem kepada user, dapat berupa fasilitas dari operating system (backup facility, monitoring system statistic, dll) atau dari aplikasi (seperti didalam aplikasi perbankan fasilitas dapat menghitung pendapatan bunga, dapat melaksanakan pembatalan transaksi, dll).

Metode pengalihan (konversi) sistem menurut O’Brien (2005) terdiri dari beberapa jenis yaitu:

ú  Direct Cut Over (Immediate Cut Over)

Yaitu proses pengkonversian dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara langsung (tanpa proses transisi sistem) dengan langsung memisahkan fungsi sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru. Asumsi bahwa sistem informasi yang baru akan digunakan ini memang benar-benar akan berjalan sesuai dengan fungsinya dan resiko kegagalan dianggap kecil

Plunge

Gambar 5. Metode Direct Cut Cover

ú  Phased In Cut Over

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara bertahap (bertingkat), disesuaikan dengan proses berapa banyak tahapan yang akan di lalui dalam proses konversi tersebut. Dengan cara “phased in cut over”, hanya sebagian dari sistem baru atau beberapa departemen atau cabang yang berubah menggunakan sistem baru pada satu saat. Cara ini memungkinkan penerapan secara sistem yang baru secara bertahap

Phased

Gambar 6. Metode Phased In Cut Cover

ú  Pararel Cut Over

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dilakukan secara pararel, sistem informasi yang lama masih digunakan dan sistem informasi yang baru juga digunakan bersamaan, tetapi fungsi sistem informasi yang lama secara perlahan mulai dikurangi hingga akhirnya sistem informasi yang baru digunakan secara menyeluruh dalam organisasi. Pada sistem paralel: sistem lama masih digunakan secara bersamaan dengan sistem baru untuk mengetahui apakah sistem baru bisa berjalan tanpa hambatan, sementara kegiatan operasional tidak terganggu karena kemungkinan adanya hambatan pada sistem baru. Kegiatan ini berjalan bersama-sama sampai tim proyek dan management pengguna sepakat bahwa sistem yang lama dapat diganti sepenuhnya dengan sistem yang baru. Pada saat ini kedua sistem dapat dibandingkan dan dievaluasi. Kesalahan dan kekurangan dapat diperbaiki, dan masalah operasional dapat diatasi sebelum sepenuhnya sistem lama ditinggalkan.

Paralel

Gambar 8. Metode Paralel Cut Cover

ú  Pilot Project

Yaitu proses pengkonversian sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dengan menggunakan sebuah pilot project atau satu cabang yang menjadi model dari pengembangan sistem informasi yang baru, dilakukan pengamatan dan terus di evaluasi kekurangan yang ada hingga benar-benar bahwa sistem informasi itu sudah layak dan dapat diimplementasikan dalam organisasi. Dengan sistem pilot project, sistem baru sepenuhnya diterapkan di departemen tertentu, atau di lokasi tertentu. Misalkan, ketika suatu distributor akan menerapkan SAP, maka penerapannya tidak dilakukan sekaligus di seluruh kantor cabang, namun dipilih satu cabang tertentu sampai dapat dipastikan sistem yang baru ini dapat berjalan dengan baik dan dapat diterapkan di cabang-cabang lainnya.

Pilot Project

Gambar 9. Metode Pilot Project


3. Jelaskan urgensi maintainaibility dari suatu software? Jelaskan

Software Maintainability adalah Kemampuan program komputer untuk mempertahankan diri dalam bentuk aslinya, dan mengendalikan diri ke bentuk semula/ awal apabila terjadi kasus kegagalan/ failure.

Aspek maintainability dalam software development/ pengembangan software termasuk dalam Product Operations yaitu kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang wak perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software, jika ada perubahan lingkungan eksternal. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan system.

Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan sebagai berikut :

ú  Pemonitoran

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki. Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun

ú  Evaluasi,

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.

ú  Modifikasi Sistem

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

4. Apa yang Saudara ketahui tentang ERP (Enterprise Resource Planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berdasarkan ERP? Jelaskan!

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia

  • Modul Operasi

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service,gf Production Planning and Control, Project System, Environment Management

  • Modul Finansial dan Akuntansi

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,

  • Modul Sumber Daya Manusia

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,

Keuntungan penggunaan ERP

  • Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

  • Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

  • Standardisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

  • Keuntungan yang bisa diukur :
  1. Penurunan inventori
  2. Penurunan tenaga kerja secara total
  3. Peningkatan service level
  4. Peningkatan kontrol keuangan
  5. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Memilih ERP

  • Latar Belakang
  1. Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
  2. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
  3. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
  4. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
  5. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
  6. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman :

  • Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
  • Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
  • Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
  • Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.
  • Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengn ERP :

  1. Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
  2. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
  3. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

(BK. Khaitan, weblink)

Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

·         Analisa Strategi Usaha

ú   Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

ú   Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

ú   Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

ú   Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

ú   Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

ú   Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

ú   Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

·         Analisa Sumberdaya Manusia

ú   Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?

ú   Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

ú   Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

ú   Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

ú   Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

ú   Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

·         Analisa Infrastruktur

  1. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
  2. Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
  3. Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

·         Analisa Perangkat Lunak

ú   Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

ú   Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari

ú   Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia

ú   Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

  • ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
  • ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
  • Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
  • Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
  • Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
  • Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
  • Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Gagalnya ERP

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

  • Kurangnya komitmen top management
  • Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
  • Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
  • Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
  • Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
  • Kesalahan penghitungan waktu implementasi
  • Tidak cocoknya software dgn business process
  • Kurangnya training dan pembelajaran
  • Cacatnya project design & management
  • Kurangnya komunikasi
  • Saran penghematan yang menyesatkan

Software ERP

Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

Implementasi ERP dalam dunia bisnis (Best Practice dan Business Process Reengineering)

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

Jul
30
2010

Related IT Outsourcing Blogs

http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

comment :

Meskipun kepentingan terhadap outsourcing meningkat, namun masih banyak perusahaan belum memiliki pemahaman yang jelas mengenai manfaat dan biaya dari kegiatan outsourcing. Sasaran strategik dari pembuatan keputusan outsourcing harus bisa memaksimumkan manfaat bersih dari outsourcing tersebut pada aktifitas rantai nilai dalam perusahaan. Dalam prakteknya menurut Globerman dan Vining (2004) hal ini diwujudkan dalam bentuk meminimumkan biaya total pada kualitas dan kuantitas tertentu dari aktifitas atau barang-barang yang di-outsource.

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1636

comment :

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan financial

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html

comment :

selain legalitasnya, pihak manajemen perusahaan harus terlibat penuh dalam setiap pengembangan SIM organisasi, sehingga apabila terdapat penyimpangan oleh pers outsource misalnya kebocoran data, dll dapat diketahui sejak awal. tq

http://www.setiabudi.name/archives/1141

comment :

Microsoft adalah salah satu perusahaan yang menggunakan outsourcinguntuk memungkinkan teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chain mereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing Microsoft mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka. So, kenapa masih dilema? outsoucing aja lagi..  😉

https://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/

comment :

Penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. so, mesti pilih-pilih perusahaannya, harus yang bonafide..

http://blog.cybergl.co.id/2010/01/07/perencanaan-strategis-sistem-informasi/

comment :

Faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan SI ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi sebagai end-user. Jangan sampai program sudah bagus, tapi karena user tidak bisa pakai, akhirnya SI tersebut menjadi sia-sia..

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi

comment :

Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan  di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut.

http://primamoklet.wordpress.com/2010/03/11/sistem-informasi-kastamer-siska/

comment :

terobosan yang sangat kreatif, dan sesuai dengan tujuannya untuk mencapai efisiensi perusahaan…

http://lasita.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/“outsourcing-dalam-pengembangan-maupun-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi”/

comment :

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

http://www.masjoe.com/the-best-reasons-for-your-to-outsource-web-design.html

comment :

Dengan outsourcing, resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.

http://www.iimrusyamsi.com/2008/04/10/it-outsourcing-bisnis-masa-depan/

comment :

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan financial

http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

comment :

saat ini masih banyak orang masih enngan menggunakan jasa outsourcing dalam pengembangan sistem informasi, padahal selama pihak internal/ user mengikuti proses pengembangan secara end-to-end, rasanya kebocoran informasi yang sifatnya rahasia atau kerugian lainnya dapat dihindari.event ini pasti akan sangat bermanfaat untuk mengubah paradigma lama tadi..salam

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

comment :

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia.

http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1

comment :

Outsourcing merupakan salah alternatif saja, apabila dirasa kurang cocok masih ada pilihan lainnya, insourcing, self-sourcing..bisa saja..

http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/

comment :

Hemat kami pihak manajemen perusahaan harus terlibat penuh dalam setiap pengembangan SIM organisasi, sehingga apabila terdapat penyimpangan oleh pers outsource misalnya kebocoran data, dll dapat diketahui sejak awal. Tq

http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

comment :

Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia.

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

comment :

Perlu dipastikab kemampuan pemahaman tehadap SI yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi sebagai end-user. Jangan sampai program sudah bagus, tapi karena user tidak bisa pakai, akhirnya SI tersebut menjadi sia-sia..

http://ayusuryadi.multiply.com/reviews/item/12

comment :

Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti  ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya, beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukanoutsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau  meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka.

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123

comment :

Tulisan yang memberikan pencerahan, yang dapat mengubah paradigma masyarakat luas yang banyak beranggapan kalau outsourcing IT mahal, padahal sebaliknya,,,

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2009/12/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/

comment :

Pengembangan IT secara outsource tidak hanya berfokus kepada aspek legalitasnya, namun pihak manajemen perusahaan harus terlibat penuh dalam setiap pengembangan SIM organisasi, sehingga apabila terdapat penyimpangan oleh pers outsource misalnya kebocoran data, dll dapat diketahui sejak awal. tq

Jul
28
2010

Outsourcing, Sebuah Alternatif Pengembangan & Penerapan Sistem Informasi Organisasi

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk mjenunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System).

Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersubut.

Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, dimana, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan.

Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :

  • System Development Life Cycle (SDLC)

Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).

  • Prototyping

Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.

  • Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.

  • Object Oriented Analysis and Development

Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.Perkembangan outsourcing saat ini meningkat dengan cepat, baik sifat maupun fokusnya. Secara historis outsourcing banyak dilakukan pada industri manufaktur, dan sekarang kegiatan outsourcing sudah mulai berkembang pesat pada industri jasa. Baik pada industri manufaktur maupun jasa, outsourcing telah meningkat melewati batas nasional dan global. Sifat outsourcing juga beragam. Beberapa perusahaan sekarang melakukan outsourcing pada aktifitas produksi inti secara ekstensif sehingga mereka tidak lagi terlibat dalam produksi (Globerman dan Vining, 2004). Inbound dan outbound logistic juga mulai di-outsource secara luas. Perusahaan lain melakukan outsourcing secara luas terhadap aktifitas rantai nilai kedua seperti teknologi informasi, sistem akuntansi, distribusi, aspek-aspek manajemen sumber daya manusia dan R&D (Johnson dan Schneider, 1995).

B. Rumusan Permasalahan

Rumusan masalah yang kami bahas adalah :

  1. Permasalahan dan tantangan apa saja yang dihadapi dalam pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi ?
  2. Alternatif apa yang paling sesuai untuk diterapkan sebuah organisasi dalam mengembangkan sistem informasinya dan pertimbangan-pertimbangan apa saja yang mendorong penulis untuk memilih alternatif tersebut ?
  3. Alasan perusahaan/ organisasi melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan system inormasi?
  4. Keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing?

PEMBAHASAN

A. Permasalahan dan tantangan apa saja yang dihadapi dalam pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi ?

Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahan dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu (Kaplan, 1995) :

  1. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam alternatif ini adalah :
  • Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  • Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  • Beban kerja pelaksana sistem informasi
  • Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
  1. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi

Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Adapun tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah :

  • Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem
  • Analis sistem
  • Mengembangkan permohonan suatu proposal
  • Evaluasi proposal
  • Pemilihan vendor
  1. Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi.

Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

  • Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan
  • Masalah kinerja sistem informasi
  • Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
  • Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi
  • Masalah keuangan perusahaan
  • Budaya perusahaan
  • Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
  1. End User Development

Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :

  • Penghematan biaya
  • Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
  • Mudah untuk melakukan modifikasi
  • Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
  • · Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.

B. Alternatif apa yang paling sesuai untuk diterapkan sebuah organisasi dalam mengembangkan sistem informasinya dan pertimbangan-pertimbangan apa saja yang mendorong penulis untuk memilih alternatif tersebut ?

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut.

  • INSOURCING

Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem

  • OUTSORCING

Alih daya (bahasa Inggrisoutsourcing atau contracting out) adalah pemindahan pekerjaan (operasi) dari satuperusahaan ke pihak (perusahaan) lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal utama dari perusahaan tersebut.

Outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non–core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.

Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Sumberdaya-sumberdaya yang terdapat diluar perusahaan yang diantaranya, sumber daya data calon pelanggan dan pelanggan, sumber daya data pemasok, sumber daya informasi, sumber daya data pesaing atau kompetitor, dan atau sumber daya lainnya yang terkait hubungannya dengan keunggulan perusahaan yang berada diluar perusahaan (outsource).

Masing-masing metode diatas memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.

Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya desebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemaraha yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaa dan kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.

Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk meniolong karyawan, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikaxsikan dalam beberapa pertemuan untuk staff di bagian IT, sehingga ketika outsourcing diberlakukan para staff mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka di dorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan yang dikenal dengan moto”Know IT Now or No It”

C. Alasan perusahaan/ organisasi melakukan outsourcing dalam pengembangan mauun penerapan system inormasi?

Penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknyaoutsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Berbagai pertimbangan yang mendorong perusahaan untuk memilih Outsourcing sebagai alternatif terbaik dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut :

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
  4. Faktor waktu/kecepatan
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Lee et al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti  ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukanoutsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau  meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu perusahaan yang menggunakan outsourcinguntuk memungkinkan teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chain mereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing Microsoft mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka.

Banyak yang berpendapat bahwa biaya adalah motivasi utama dalam melakukanoutsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian teknologi informasi sangat tinggi dan mahal. Seringkali dianggap lebih murah menyewa seorang tenaga ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Namun menurut Aalders (2002), generasi pertama yang melakukanoutsourcing semata-mata karena dorongan biaya seringkali menemui kegagalan.

Faktor motivator lain menurut Hurley dan Schaumann (1997) adalah memperbaharui fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf teknologi informasi di dalam perusahaan. Tidak semua organisasi memiliki sumber daya untuk mengembangkan teknologi informasi yang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara strategik pada sisi bersaingnya. Selain itu organisasi teknologi informasi yang tidak efisien juga bisa memotivasi penggunaan outsourcing. Banyak perusahaan yang menggunakanoutsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan yang diambil.

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :

  • Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
  • Kemampuan teknis
  • Kemampuan keuangan
  • Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

D. Keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informaasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing?

Outsourcing teknologi informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Meskipun kepentingan terhadap outsourcing meningkat, namun masih banyak perusahaan belum memiliki pemahaman yang jelas mengenai manfaat dan biaya dari kegiatan outsourcing. Sasaran strategik dari pembuatan keputusan outsourcing harus bisa memaksimumkan manfaat bersih dari outsourcing tersebut pada aktifitas rantai nilai dalam perusahaan. Dalam prakteknya menurut Globerman dan Vining (2004) hal ini diwujudkan dalam bentuk meminimumkan biaya total pada kualitas dan kuantitas tertentu dari aktifitas atau barang-barang yang di-outsource.

Outsourcing menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan khususnya bagi tenaga kerja. Oleh sebab itu terdapat pro dan kontra terhadap penggunaan outsourcing, berikut beberapa penjabarannya dalam table berikut.

Tabel 1. Pro dan kontra outsourcing sistem informasi

PRO OUTSOURCING KONTRA OUTSOURCING
Business owner bisa fokus padacore business.

Cost reduction.

Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja.

Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja.

Bagian dari modenisasi dunia usaha (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)

Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com)

Perbedaan perlakuan Compensation andBenefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama denganoutsourcing provider dan mengakibatkan ketidakjelasan status kerja buruh.  (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing,www.sinarharapan.co.id)

Keuntungan dengan menerapkan metode out-sourcing adalah :

  • Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani
  • Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
  • Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya.
  • Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  • Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan
  • Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.
  • Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.
  • Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi  tergantung jenis program yang dibeli.
  • Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
  • Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
  • Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode out-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :

  • Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
  • Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.
  • Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan olehvendor.
  • Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
  • Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
  • Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.
  • Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
  • Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.
  • Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourceryang harus dihubungi terlebih dahulu.
  • Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

  • Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  • Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  • Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  • Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  • Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  • Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

  • Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  • Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  • Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  • Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  • Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

KESIMPULAN

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.

Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi perusahaan, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun outsourcingjuga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost). Resiko ini umumnya muncul bila keputusan outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan resiko tersebut pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Disamping itu pengambil keputusan di perusahaan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari aktifitas outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing atau tidak.

Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staff memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan  di dorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut. Salah satu contoh keberhasilan outsourcing yaitu, American Standard yang melaporkan bahwa dalam setahun dapat menghemat $2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon & Laudon, 1998).

Skip to toolbar